- Как распределить заявку: порядок для смешанного парка
- Сколько стоит рейс своим и наёмным транспортом: точка безубыточности
- Пример: как распределить заявки на день
- Какие документы нужны при работе с наёмным транспортом
- Частые ошибки при распределении
- Вопросы и ответы
- Всегда ли свой транспорт выгоднее наёмного?
- Можно ли распределять заявки без TMS?
- Как распределить заявки между менеджерами-диспетчерами?
- Нужна ли ЭТрН для перевозки между своими складами?
Распределять заявки выгоднее так: сначала загрузить собственный парк, а наёмный транспорт отдать под остаток, пиковые дни и грузы, под которые своих машин нет. Своя машина, уже вышедшая на линию, стоит компании только переменных затрат, поэтому обычно дешевле ставки найма. Это правило перестаёт работать, когда у своей машины не сходится срок, грузоподъёмность или окно доставки. Тогда заявку отдают перевозчику.
Статья исходит из правила «сначала свой парк». При другом подходе выбор между своим и наёмным транспортом рассматривают как стратегический компромисс: свой парк даёт контроль, подрядчики позволяют быстро нарастить объём в пик. В обоих случаях приоритет своих машин зависит от стоимости рейса и загрузки, а не абсолютен.
Коротко
Как правило, сначала заявки уходят на свой транспорт, излишек передают наёмному. Решение по каждой заявке принимают по стоимости рейса (руб/км, руб/час, руб/рейс) и ограничениям: тип машины, окна доставки, часы работы водителя. Если своя машина регулярно проезжает меньше точки безубыточности, её дешевле заменить наймом.
Схема показывает порядок распределения заявки между собственным парком и наёмными перевозчиками в две волны и точку безубыточности своей машины на условном примере из статьи.
Как распределить заявку: порядок для смешанного парка
Чтобы распределить заявки без ошибок, удобно идти волнами. Первой волной подбирают машины собственного парка, второй передают перевозчикам то, что не поместилось. Внутри каждой волны действует один и тот же порядок.
- Соберите заявки на день и сгруппируйте их по зонам и окнам доставки.
- Проверьте, подходит ли своя машина: тип кузова, грузоподъёмность, объём, допуски на опасный груз.
- Проверьте время: окно клиента, график склада, остаток часов вождения водителя.
- Сравните стоимость рейса своим транспортом и по тарифу перевозчика.
- Зафиксируйте решение и назначьте машину и водителя или перевозчика.
Поводом сразу отдать заявку перевозчику могут быть срочная подача, длинное плечо без обратной загрузки, груз под чужой тип кузова или требование клиента к определённому исполнителю.
Заявки на перевозку обычно возникают из закупок и пополнения складов. Поэтому планировать их удобнее в системе, где перевозки и запасы ведутся вместе. Если у компании работает программа автоматизации закупок, связанная с планированием рейсов, заявки попадают диспетчеру заранее, а не в день отгрузки. В системах маршрутизации для каждого типа машины задают свою модель стоимости: за км, за час, за выход на рейс или их комбинацию. Ещё один приём — назначить своей машине фиксированную стоимость использования. Тогда алгоритм сначала заполняет собственный парк.
Сколько стоит рейс своим и наёмным транспортом: точка безубыточности
Чтобы сравнение было честным, полную себестоимость своей машины делят на две части. Постоянные затраты платятся и при простое: амортизация, ФОТ водителя, страховка, налоги, стоянка, плановое ТО. Переменные зависят от пробега: топливо, шины, износ.
Условный пример. Постоянные затраты машины — 9 000 руб. в день, переменные — 25 руб/км. Перевозчик берёт 50 руб/км. Точка безубыточности: 9 000 / (50 − 25) = 360 км в день. Если своя машина в среднем проезжает больше 360 км, держать её выгоднее найма. Если меньше, такой же объём дешевле закрыть перевозчиком.
Этот расчёт отвечает на вопрос, сколько машин держать своими. По истории заявок за год определяют базовую нагрузку, которая держится почти каждый день. Её закрывают своим парком, а сезонные пики отдают наёмному транспорту.
Пример: как распределить заявки на день
Условие: две своих «Газели» до 1,5 т и один грузовик до 5 т. Переменные затраты своих машин — 25 руб/км, ставка перевозчика — 50 руб/км. Постоянные затраты своих машин в этот день уже понесены, поэтому сравниваются только переменные.
| Заявка | Груз | Пробег | Решение | Стоимость, руб. |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1,2 т, утро | 180 км | своя «Газель» 1 | 4 500 |
| 2 | 0,8 т, день | 120 км | своя «Газель» 2 | 3 000 |
| 3 | 4 т, день | 260 км | свой грузовик | 6 500 |
| 4 | 1 т, утро | 90 км | наёмный: окно совпало с заявкой 1 | 4 500 |
| 5 | 0,5 т, вечер | 70 км | своя «Газель» 2 после заявки 2 | 1 750 |
| 6 | 6 т | 300 км | наёмный: своей машины такой грузоподъёмности нет | 15 000 |
Итог дня: 15 750 руб. переменных затрат по своим машинам и 19 500 руб. перевозчикам. «Газель» 2 проехала 190 км, это ниже точки безубыточности. Если так происходит месяц подряд, вторую «Газель» стоит заменить наймом или догрузить мелкими заказами.
Какие документы нужны при работе с наёмным транспортом
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы обязательны для большинства коммерческих перевозок (ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ). При наёмном перевозчике или экспедиторе оформляют электронный заказ-заявку и ЭТрН. Обязательные титулы ЭТрН — оформление, погрузка, приёмка и разгрузка. По распространённой трактовке закона, если компания возит груз между своими складами своим транспортом для собственных нужд, достаточно путевого листа. Формулировки сверяйте с текстом закона, потому что трактовки расходятся.
Перевозчика проверяют до первой заявки: договор, страхование груза, ответственность за сохранность, штрафы за срыв подачи. Мониторинг по ГЛОНАСС или GPS полезен для обоих типов транспорта: без него сложно сверить план и факт.
Частые ошибки при распределении
- Своя машина загружается любой ценой, даже если из-за этого срывается срок клиента.
- Простой своей техники не учитывается, и её рейс кажется дешевле, чем есть на самом деле.
- Скрытые расходы парка — ремонт, подменный водитель, стоянка — выпадают из сравнения.
- Весь наём уходит одному перевозчику, и в пик компании не на что переключиться.
- Заявки распределяют по памяти: диспетчер отдаёт рейс знакомому водителю, а не тому, кто ближе.
Для контроля баланса достаточно четырёх показателей: загрузка своих машин, доля наёмного транспорта в рейсах, стоимость километра и процент срывов.
Вопросы и ответы
Всегда ли свой транспорт выгоднее наёмного?
Нет. Он выгоднее, пока пробег машины выше точки безубыточности. При низкой загрузке наём обходится дешевле.
Можно ли распределять заявки без TMS?
При малом парке можно: таблица заявок, список машин с ограничениями и правило «сначала свой, потом наёмный». С ростом числа заявок ручное распределение начинает давать ошибки.
Как распределить заявки между менеджерами-диспетчерами?
Удобнее делить по зонам доставки или по клиентам. Тогда каждый диспетчер видит свою часть парка и не назначает одну машину дважды.
Нужна ли ЭТрН для перевозки между своими складами?
По распространённой трактовке закона, если везёт собственный транспорт для своих нужд, достаточно путевого листа. Если везёт сторонний перевозчик, нужны заказ-заявка и ЭТрН.