В компании БелБагетМастер, занимающейся изготовлением багетов в Минске, до недавнего времени существовало более 100 кастомных заказов одновременно. Каждый из них находился в своем салоне или на производстве, и не существовало инструмента, который показывал бы, где именно находится каждое изделие. Ситуация изменилась с переходом на систему Кайтен, о чем рассказала руководитель мастерской Ольга Гринкевич.
Компания, имеющая четыре физических салона и собственное производство, не занимается серийным производством. Каждый заказ — это индивидуальный проект, что делает риск его утери в потоке достаточно высоким. Ранее команда использовала Trello для управления заказами, но с увеличением нагрузки система стала неэффективной.
Переход на Кайтен был вынужденным шагом после того, как Trello прекратил свою работу в России и Беларуси. Кайтен оказался идеальной альтернативой благодаря простоте интерфейса и возможности визуализации заказов. Для каждого из четырех салонов и направления дистанционных заказов было создано отдельное пространство, что позволило избежать путаницы.
В процессе работы дизайнеры создают карточки заказов, прикрепляют документы и фотографии, фиксируя номер и контекст заказа. Все основные стадии процесса, включая ожидание поставок и упаковку, теперь видны в системе, что устраняет задержки и неясности.
Кроме того, для дистанционных заказов разработан отдельный поток, где также учитываются все стадии обработки. Такой подход позволил значительно сократить количество задержек и улучшить коммуникацию внутри команды. С переходом на Кайтен в компании БелБагетМастер повысилась эффективность работы, и теперь даже те сотрудники, которые не привыкли к цифровым инструментам, используют систему без дополнительных напоминаний.